Infohalduse konverents: tehisaru muudab head protsessid paremaks, kuid halvad veelgi halvemaks
Webware infohaldue konverentsil kohtunud infohalduse eksperdid nii avalikust kui erasektorist arutasid infohalduse võimekuse üle muuta järgmise viie aasta jooksul Eesti organisatsioonide suurim ajakulu ja stressiallikas konkurentsieeliseks. Üheskoos tõdeti, et infohalduse korrastamine ja õiged tööriistad aitavad ettevõtel tööaega olulisel määral kokku hoida.
Konverentsi keskne sõnum oli terav: meil kõigil on kiire, kuid uuringutest (Gartner, McKinsey) lähtuvalt saame öelda, et keskmisel teadmustöötajal kulub ligikaudu veerand tööajast administratiivsetele toimingutele ja info leidmisele. Tihti on mureks kasutatavate tarkvarade paljusus ja protsesside ebaühtlus. Tõsiasi on, et tehisaru võimendab seda mustrit mõlemat pidi — head protsessid muutuvad paremaks, halvad veelgi halvemaks.
Infohaldus on ettevõtte ülese strateegia osa, mitte iga osakonna erisoov
Webware’i tegevjuht Kert Valbet sõnastas konverentsi keskse sõnumi tippjuhtidele: infohaldus ei ole ei IT ega mõne teise üksiku osakonna küsimus. Info haldamine on ettevõtteülene strateegiline otsus selle kohta, kui kiiresti organisatsioon tervikuna suudab otsuseid teha, uusi inimesi tööle rakendada, auditiks valmistuda ja tehisaru võimekust efektiivsuseks ära kasutada.
“Administratiivne stress on rahas ja elukvaliteedis otse mõõdetav ning puudutab iga ettevõtte töötajat. On selge, et seda ei vähenda ükski tööriist üksi või veel hullem, rohkem uusi tööriistu. Vaja on dialoogi juhtkonna, infohaldurite ja töötajate ning tarkvara vahel, mis ettevõtte vajadused tervikuks seob. Ja seda dialoogi peavad vedama juhid, kel on holistiline vaade, kollektiivselt, mitte iga osakonna juht eraldi või süsteemiadministraatorid ,” ütles Valbet.
Infohalduse tarkvara kasutajad pole ühesugused
Aastaid on dokumendi- ja infohaldussüsteeme ehitatud peakasutajate vaatest ja seda põhjusega – osa protsesse ja töövooge peavadki olema läbimõeldud ja ettevõtte vajadustele üles ehitatud.
Anna-Liisa Reinson, Webware’i tootearendusejuht , tutvustas konverentsil uut kasutajakeskset platvormi Portal, mis on loodud vastupidiselt status quole süsteemi peakasutajate kõrval just igapäevasest lõppkasutajast lähtudes ja nende kasutusmugavust hõlbustamaks.
“Tavakasutaja ei vaja kogu seda paindlikkust, mida peakasutaja vajab. Ta vajab lihtsust, selgust ja seda, et ta ei peaks kartma midagi valesti teha. Saime ühel hetkel aru, et me ei saa enam arendada ühte tarkvara, me peame arendama kahte,” ütles Reinson. Portal hakkab töötama koos olemasoleva halduskeskkonnaga Hub, mis jääb ennekõike administraatorite mängumaaks. Peakasutajad seadistavad, tavakasutajad teevad tööd, seda ühe sessiooni ja ühtse vaatega.
“Minu unistus on, et tavakasutajast uusi töötajaid ei peaks enam infohalduse tarkvarale koolitama – see on intuitiivne. Kuna infohaldus omab ettevõttes üsna keskset seisukohta nii süsteemide, regulatsioonide kui turvalisuse osas, peaks infohalduse süsteem töötama nagu süda – kogu aeg taustal olemas, loogiline ja toimiv, kuid selle olulisust mõistame alles siis, kui see ei tööta,” lisas Reinson.
Muutus ja optimeerimine algab protsessidest, mitte tehnoloogiast
Läbiviidud paneeldiskussioonis, kus osales nii era, kui avaliku sektori esindajaid, nenditi üheskoos, et enamik dokumendi- ja infohalduse valu ei sünni tarkvarast, vaid protsessidest, mille peale tarkvara on ehitatud ja mille najal ka ettevõte töötab.
AI üksi kellegi protsesse ei paranda, vastupidi – AI rakendamine enne protsesside korrastamist on investeering, mis võimendab olemasolevat kaost. Nagu ütleb Bill Gatesi tuntud tähelepanek – halva protsessi automatiseerimine muudab selle vaid halvemaks.
Sellest tuleneb ka dokumendihalduri rolli muutus: tuleviku dokumendihaldur ei halda enam ainult dokumente, vaid nende taga olevaid protsesse, infot ja ärieesmärke. Kasutaja ei tohiks olla sunnitud süsteemidest mööda hiilima – süsteem peab teda toetama nii, et eksimine on raske. Kuid kui teie ettevõttes on täna keegi, kes vastab küsimusele “Miks me nii teeme?” vastusega, et “alati on ju tehtud”, siis ehk on aeg protsessid tõsiselt ette võtta.
AI ajastul saab hästi struktureeritud infohaldusest ettevõtte konkurentsieelis
Tehisaru suudab organisatsioonile anda häid vastuseid vaid siis, kui treeningandmed tulevad usaldusväärsest allikast mitte mustandite, dubleeritud failide ja spekulatsioonide kuhjast. Organisatsioonid, kes on aastaid oma infot korrastanud, istuvad AI ajastul eelise peal. Need, kes pole, hakkavad seda tunnetama üsna kiiresti.
Justiits- ja Digiministeeriumi andmehalduse ja tehisaru nõunik Kuldar Aas sõnastas sulgemisettekandes AI-projektide tegeliku valupunkti: 80 -90 protsenti juturoboti ehitamise ressursist ei lähe tegelikult mitte mudelile, vaid usaldusväärse treeningandmestiku leidmisele. “Asutused tahavad teha juturoboteid, aga nad ei leia üles seda usaldusväärset infot kogu sellest teabehunnikust, mis neil erinevates SharePoint’ides ja Confluence’ides on. Ja kui kogu see hunnik, koos mustandite ja spekulatsioonidega, mudelisse sisse visatakse, siis tulemuskvaliteet on selline, nagu ta on,” ütles Aas.
Webware leiab, et AI eelise toovad koju need, kes on oma info korrastanud ja säilitavad selle üle kontrolli, mitte need, kes kõige kiiremini uue tehisarutööriista sisse ostavad.
“Meie ülesanne on, et andmed oleksid täielikult kliendi kontrolli all – tema otsustab, mis tohib liikuda AI-le ja mis mitte. Alles siis saab AI oma väärtuse kätte ilma, et peaks võtma asjatuid riske,” ütles Webware’i tehnoloogiajuht Hannes Linno Webware’i järgmise viie aasta panus ei ole tehisaru müümine, vaid ettevõtete info viimine nii heasse vormi, et AI muutub töötaja tööriistaks, mitte vastupidi.
Webware – 24+ aastat infoarendust. Just komplekssetes organisatsioonides.
Webware on 24 aastat Eesti suuremate avaliku sektori asutuste ja erasektori ettevõtete dokumendi– ja infohalduse süsteeme arendanud tarkvaraettevõte. Platvorm koosneb halduskeskkonnast Hub ja nüüd täiesti uuest kasutajakesksest lahendusest Portal.
Soovid Webware kohta rohkem teada või toodet lähemalt näha? Kirjuta meile info@webware.ee või võta ühendust kontaktivormi kaudu.
Fotograaf Maroš Pulscak