Kuni tuhande kasutajaga organisatsioonis on võimalik Hubi (endine WebDesktop) juurutus teostada ligikaudselt 1-2 kuuga. Kõige tähtsam seejuures on, et olemas on visioon, milleks infohaldussüsteemi soovitakse kasutada.
Esimese sammuna tuleks üle vaadata dokumendiloetelu. Kasutatakse nii funktsiooni- kui struktuuripõhist lähenemist, esimene neist on rohkem levinud ja seda soovitaksime ka meie.
Dokumendiloetelu baasil luuakse Hubi (endine WebDesktop) struktuuripuu, hiljem saab dokumendiloetelu baasil määrata dokumentide säilitustähtajad ja ligipääsu õigused jms. Dokumendiloetelu on võimalik süsteemi viia ka näiteks Exceli failist importides.
Viimane suurem tegevus on kasutajate loomine. Kasutajad seotakse koheselt loomise hetkel gruppidega, mis määravad nende õigused süsteemis. Kasutajad võivad paikneda ka organisatsiooni keskses LDAP või AD serveris.
Vastavalt organisatsiooni spetsiifikale võib luua ka dokumendiregistri avaliku osa, sellisel juhul tuleb dokumendiliikide kirjeldamisel määrata, milliseid vormielemente ja metaandmeid avalikus osas kuvada soovitakse.
Webware arendustiimi fookuses on võimeka ning kasutajasõbraliku infohalduse platvormi arendamine, käies samal ajal nii kohalikul turul kui ka mujal maailmas sündivate tehnoloogia trendidega kaasas. Soovime olla usaldusväärne, järjepidev ning arenev partner, kes pakub personaalset ja kiiret abi info- ja dokumendihaldusega seotud küsimustes.
Räägime Sinu organisatsiooni soovidest lähemalt.
Mahukaim etapp on dokumentide vormielementide ja metaandmete kirjeldamine. Selleks tuleb kaardistada organisatsiooni poolt kasutatavad dokumentide liigid, otsustada milliseid vormielemente ja metaandmeid vajatakse, millise andmetüübiga (tekst, number, kuupäev jne) on tegu konkreetsete metaandmete puhul, kas on võimalik määrata vaikimisi väärtusi, kas tegemist on kohustuslike andmetega jne. Seejärel on võimalik Hubis (endine WebDesktop) dokumendiliigid kirjeldada.
Dokumentide registreerimise hõlbustamiseks on võimalik kasutada automaatset registrinumbri määramist ja dokumentide salvestamist vastavalt liigile õigesse sarja. Need määrangud tehaksegi peale dokumendiloetelu loomist ja dokumendiliikide kirjeldamist.
Hubi (endine WebDesktop) õiguste süsteem on grupipõhine ja enne kasutajate loomist tasuks valmis teha kasutajate grupid. Tavaliselt on olemas organisatsiooni nimega üldgrupp, kuhu kuuluvad kõik kasutajad ja lisaks eri õigusi vajavad grupid, nagu näiteks personaliosakond. Grupid võivad paikneda ka organisatsiooni keskses LDAP või AD serveris.
Juurutamise tehnilised tegevused on lõpetatud ja võib asuda kasutajaid koolitama. Juurutusabi ja koolitus on reeglina platvormi hinna sees.
