WebDesktopi juurutamine
Kuni tuhande kasutajaga organisatsioonis on võimalik WebDesktopi juurutus teostada ligikaudselt 1-2 kuuga. Kõige tähtsam seejuures on, et olemas on visioon, milleks infohaldussüsteemi soovitakse kasutada.
Dokumentide
loetelu
Esimese sammuna tuleks üle vaadata dokumendiloetelu. Kasutatakse nii funktsiooni- kui struktuuripõhist lähenemist, esimene neist on rohkem levinud ja seda soovitaksime ka meie.
Dokumendiloetelu baasil luuakse WebDesktopi struktuuripuu, hiljem saab dokumendiloetelu baasil määrata dokumentide säilitustähtajad ja ligipääsu õigused jms. Dokumendiloetelu on võimalik süsteemi viia ka näiteks Exceli failist importides.
Kasutajate
loomine
Viimane suurem tegevus on kasutajate loomine. Kasutajad seotakse koheselt loomise hetkel gruppidega, mis määravad nende õigused süsteemis. Kasutajad võivad paikneda ka organisatsiooni keskses LDAP või AD serveris.
Vastavalt organisatsiooni spetsiifikale võib luua ka dokumendiregistri avaliku osa, sellisel juhul tuleb dokumendiliikide kirjeldamisel määrata, milliseid vormielemente ja metaandmeid avalikus osas kuvada soovitakse.
Hea teada!
Soovitame tutvuda ka järgnevate dokumentide ja õigusaktidega
Räägime Sinu organisatsiooni vajadustest
Webware arendustiimi fookuses on võimeka ning kasutajasõbraliku infohalduse platvormi arendamine, käies samal ajal nii kohalikul turul kui ka mujal maailmas sündivate tehnoloogia trendidega kaasas. Soovime olla usaldusväärne, järjepidev ning arenev partner, kes pakub personaalset ja kiiret abi info- ja dokumendihaldusega seotud küsimustes.
Räägime Sinu organisatsiooni soovidest lähemalt.
Juurutamise etapid
Metaandmete
kirjeldamine
Mahukaim etapp on dokumentide vormielementide ja metaandmete kirjeldamine. Selleks tuleb kaardistada organisatsiooni poolt kasutatavad dokumentide liigid, otsustada milliseid vormielemente ja metaandmeid vajatakse, millise andmetüübiga (tekst, number, kuupäev jne) on tegu konkreetsete metaandmete puhul, kas on võimalik määrata vaikimisi väärtusi, kas tegemist on kohustuslike andmetega jne. Seejärel on võimalik WebDesktopis dokumendiliigid kirjeldada.
Dokumentide registreerimise hõlbustamiseks on võimalik kasutada automaatset registrinumbri määramist ja dokumentide salvestamist vastavalt liigile õigesse sarja. Need määrangud tehaksegi peale dokumendiloetelu loomist ja dokumendiliikide kirjeldamist.
Kasutajate
grupid
WebDesktopi õiguste süsteem on grupipõhine ja enne kasutajate loomist tasuks valmis teha kasutajate grupid. Tavaliselt on olemas organisatsiooni nimega üldgrupp, kuhu kuuluvad kõik kasutajad ja lisaks eri õigusi vajavad grupid, nagu näiteks personaliosakond. Grupid võivad paikneda ka organisatsiooni keskses LDAP või AD serveris.
Juurutamise tehnilised tegevused on lõpetatud ja võib asuda kasutajaid koolitama. Juurutusabi ja koolitus on reeglina WebDesktop hinna sees.