Info- ja dokumendi-haldus platvorm
WebDesktop on Webware poolt arendatud info- ja dokumendihaldusplatvorm, mida kasutavad üle 140 era ja avaliku sektori organisatsiooni. Platvormi saab tööle panna kliendi sisevõrgus, kui ka meie majutuses.
Paindlikud
seadistused
WebDesktopi on võimalik seadistada organisatsiooni vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. Platvorm pakub seadistamiseks lisapaindlikkust erilahenduste arendamise abil. Koolituste ja nõustamiste abil aitame ära kasutada kogu süsteemi potentsiaali.
Liidestused ja
erilahendused
WebDesktopi platvorm on paindlik ja seda on võimalik liidestada muude organisatsioonis kasutatavate infosüsteemidega. Seeläbi saab infohaldusega seotud töövoogusid automatiseerida ning ressursse targemalt kasutada. Erisoovide puhul tulevad appi Webware poolt arendatavad eriarendused.
~99%
WebDesktop katab ligi 99% riigi poolt esitatavatest nõuetest
Riigi poolt esitatud nõuetega kooskõlas olev infosüsteem on oluline esiteks andmete kaitsmiseks, õigusliku terviklikkuse tagamiseks, aga ka usalduse loomiseks organisatsiooni koostööpartnerite ja klientide hulgas, samuti riskide maandamiseks.
WebDesktopi
võimalused
Follow a manual added link
Avaleht
Ülevaatlik ja kasutajapõhiselt kohandatav
Follow a manual added link
Autentimine
Integreeritud isikutuvastuse lahendused
Follow a manual added link
Dokumendihaldus
Terviklik dokumendi eluea haldus
Follow a manual added link
Otsing
Detailne otsingumootor info hõlpsamaks leidmiseks
Follow a manual added link
Otsemuutmine
Dokumentide otsemuutmine haldussüsteemi sees
Follow a manual added link
DHX
Dokumentide ja info jagamine asutuste vahel
Follow a manual added link
Suunamised
Suunamised ja eeldefineeritud töövood
Follow a manual added link
ADR
Dokumentide ja info kuvamine avalikus dokumendiregistris
Follow a manual added link
Ligipääsu haldus
Kontrollitud kasutajate õiguste haldus
Follow a manual added link
Digiallkirjastamine
Integreeritud e-allkirjastamise lahendus ja digitembeldamine
Follow a manual added link
E-post
Outlookiga ühilduv e-posti funktsionaalsus
Follow a manual added link
Mallid
Võimalus luua ja muuta dokumentide ja lepingute põhjasid
Follow a manual added link
Lepingu eluea haldus
Terviklik lahendus koos e-allkirjastamisega
Follow a manual added link
Arved
Arvete loomine, saatmine ja haldamine
Follow a manual added link
Kalender
Sisseehitatud kalendri funktsionaalsus
Follow a manual added link
Kontaktid
Kontaktide terviklik halduse lahendus
Follow a manual added link
Uudiste rubriik
Teadete ja uudiste kirjutamine ja avaldamine
Follow a manual added link
Küsitlused
Küsitluste loomine, jagamine ja tulemuste mõõtmine
Follow a manual added link
Arhiveerimine, hävitamine, eraldamine
Dokumentide arhiveerimine, hävitamine ja infosüsteemist eraldamine
Follow a manual added link
Abiinfo
Paindlik võimalus lisada väljadele õppe- ja abiinfot
Vaatega tulevikku
Webware arendustiimi fookuses on võimeka ning kasutajasõbraliku infohalduse platvormi arendamine, käies samal ajal nii kohalikul turul kui ka mujal maailmas sündivate tehnoloogia trendidega kaasas. Soovime olla usaldusväärne, järjepidev ning arenev partner, kes pakub personaalset ja kiiret abi info- ja dokumendihaldusega seotud küsimustes.
Räägime Sinu organisatsiooni soovidest lähemalt.
Ülevaatlik avaleht
Töölaua avalehele on koondatud kasutaja igapäevaseks tööks vajalik. Plokkide olemasolu ning nende paigutus sõltub asutuse spetsiifilistest vajdustest ning seadistustest. Töölaua avalehe plokkide asetus on vaikimisi eelhäälestatud konfiguratsioonis ning seda saab muuta IT-administraator.
Eritüübilised andmed on jaotatud vastavatesse plokkidesse ning need võivad kasutajatel erineda sõltuvalt neile määratud rollidest/õigustest või terve asutuse süsteemi häälestustest.
Integreeritud isikutuvastuse lahendused
Infohaldustarkvaras on integreeritud isikutuvastuse lahendused, nagu Smart ID ja Mobiili ID, misvõimaldavad kasutajatel oma isikut hõlpsalt tuvastada ning saada juurdepääsu vajalikele dokumentidele ja andmetele. Eriti hästi sobib see lahendus organisatsioonidele, kellel on töötajaid, kes teevad tööd distantsilt.
Isikutuvastuse lahendused, nagu Smart ID ja Mobiili ID, pakuvad kõrget turvalisust ja privaatsust, kasutades mitmetasandilisi autentimis- ja krüpteerimistehnoloogiaid.
Täisfunktsionaalne dokumendihaldus
WebDesktop baseerub vabavaralistel komponentidel ning ei nõua seetõttu operatsioonisüsteemist, andmebaasimootorist vms tulenevaid lisalitsentside tasusid. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just Teie ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks.
Sisaldab võimalusi kogu dokumendi elektroonilise elukäigu loomisest või hõlmamisest arhiveerimise ja hävitamiseni, grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka e-posti klienti ja digiallkirjastamise funktsionaalsust.
Detailne otsingumootor info hõlpsamaks leidmiseks
Dokumendihalduse tarkvaras sisalduv detailne otsingumoodul võimaldab kasutajatel leida kiiresti ja hõlpsalt konkreetseid dokumente või andmeid, kasutades erinevaid filtrite ja otsingukriteeriumeid.
Salvestatud otsingu funktsionaalsus võimaldab salvestada enimkasutatavate otsingukriteeriumitega otsinguid ning hiljem neid korduvkasutada. Iga kasutaja saab salvestada detailse otsingu vormil endale vajalikke salvestatud otsinguid. Töölaua administraator saab salvestatud otsinguid lisada kõikidele töölaua kasutajatele.
Objekti otsing võimaldab otsida kõikide süsteemis olevate andmetüüpide dünaamilise nime reeglite järgi. Lisaks tüübihalduses lisatud tüüpidele ja alamtüüpidele on võimalik otsida ka kõikide sisemiste objektide (kataloogide, funktsioonide, allfunktsioonide, sarjade, allsarjade, kalendrite, kalendri sündmuste, gruppide, loendurite, ülesannete, töölaudade, kasutajate, failide, arutelude, üksuste) nimede hulgast.
Õiguste kontrolli ja logimehhanism
WebDesktopis antakse õiguseid grupipõhiselt. Gruppide haldamise õigus on tavaadministraatoril ja üksuse administraatoril üksuse piires. Kõik õigused on realiseeritud grupikuuluvuste järgi. Igas asutuses on minimaalselt asutuse töötajate grupp (“Asutusenimi töötajad”), kuhu kuuluvad kõik kasutajad.
Asutuse töötajate gruppi kuulumine annab kasutajale minimaalsed vajalikud õigused süsteemi kasutamiseks. Vastavalt vajadusele on soovitav luua ka nt iga osakonna grupid, juhtkond ning kantselei (kuna dokumendid liiguvad läbi kantselei, siis ka nende töötajatel on reeglina rohkem õigusi).
Grupid on omakorda seotud puus paiknevate kataloogidega, seega grupi õigused kehtivad vaid temaga seotud kataloogile (ning kõigele, mis jääb selle kataloogi sisse).
Integreeritud e-allkirjastamise lahendus
Dokumendihalduse tarkvara integreeritud e-allkirjastamise lahendus võimaldab kasutajatel kiiresti ja mugavalt digitaalselt allkirjastada dokumente ilma vajaduseta kasutada eraldi allkirjastamisplatvormi või tarkvara.
Integreeritud e-allkirjastamise lahendus dokumendihalduse tarkvaras tagab suurema efektiivsuse ja turvalisuse, kuna kogu allkirjastamisprotsess toimub ühes ja samas keskkonnas ning kõik allkirjastamisega seotud andmed on turvaliselt salvestatud.
Serveripõhise digiallkirjastamise all mõistame WebDesktopiga liidestatud Sertifitseerimiskeskuse välja antud veebibrauseri moodulit, mida sarnaselt kasutakse ka nt Eesti internetipankades. Serveripõhiseks allkirjastamiseks pole tarvidust mõne teise programmi olemasoluks nt DigiDoc Client, vaid saate allkirjastada dokumendi otse WebDesktopis.
Outlookiga ühilduv e-posti funktsionaalsus
WebDesktop ühildub Microsoft Outlooki e-postiga, võimaldades kasutajatel oma e-kirjadest seotud dokumente kiiresti ja lihtsalt hallata ning hõlpsalt salvestada.
Microsoft Outlooki e-postiga integreeritud dokumendihalduse tarkvara funktsionaalsus võimaldab kasutajatel dokumendid otse e-kirjadele lisada, nii et nad ei pea eraldi dokumendihaldusplatvormi avama.
Dokumendimallide kasutamine
WebDesktop dokumendihalduse tarkvaras on võimalik kasutada dokumendimalle, mis võimaldavad kasutajatel luua uusi dokumente kiiresti ja lihtsalt, kasutades eelnevalt määratud struktuuri ja sisu.
Dokumendimallide kasutamine dokumendihalduse tarkvaras tagab parema ühtsuse ja järjepidevuse dokumentide loomisel ning aitab vähendada vigade ja puuduste arvu dokumentides.
Dokumendimallide kasutamine dokumendihalduse tarkvaras võimaldab kasutajatel säästa aega ja ressursse, kuna nad ei pea iga uue dokumendi loomisel alustama tühjalt lehelt, vaid võivad kasutada olemasolevaid malle ja neid vastavalt vajadusele kohandada.
Terviklik lepingu eluea haldus
WebDesktop sobib hästi ka terviklikku lepingu eluea halduseks koos digiallkirjastamise võimalusega.
Lepingute terviklik haldamine dokumendihalduse tarkvaras hõlmab nende loomist, allkirjastamist, muutmist ja säilitamist, aidates sellega vähendada e-posti teel edasi ja tagasi dokumentide saatmisest tekkivaid vigu ja muudab töövood efektiivsemaks.
Lepingu eluea haldus koos digiallkirjastamisega võimaldab kasutajatel kogu lepinguprotsessi ühes ja samas keskkonnas hallata, mis teeb tööprotsessid lihtsamaks ning samas ei teki võimalust tundliku info lekkimiseks.
Arvete menetlemine ja liidestus e-arvekeskusega
Vastavalt grupikuuluvusele on kasutajal süsteemi avalahel plokid, kus kuvatakse arved vastavalt nende menetluse etapile (arve liigub automaatselt vastavalt arve staatusele).
Konfiguratsioonifailis on võimalik määrata, mis tingimustel saadetakse ostuarvete menetlusprotsesis osalejatele teavitused.
Kasutajad määratakse gruppidesse vastavalt nende rollidele ostuarvete menetlemisel, mille tulemusena saavad kasutajad vastavalt neile antud rollidele teha käesolevas peatükis kirjeldatud tegevusi.
Sisseehitatud kalendri funktsionaalsus
WebDesktop dokumendihalduse tarkvaral on sisseehitatud kalendri funktsionaalsus, mis võimaldab kasutajatel planeerida koosolekuid, tähtaegu ja muid sündmusi ühes ja samas keskkonnas.
WebDesktopis on võimalik luua üldisi kalendreid nt sünnipäevade kalender või puhkuste kalender kui ka personaalseid kalendreid nt töötaja koosolekute kalender. Kalendrisündmusi kuvatakse kasutaja töölaual „Sünnipäevade kalender“ ning „Kalendrisündmused“ plokkides. Vajadusel saab omavahel liita erinevates kalendrites olevaid sama liiki kalendrisündmusi.
Kontaktide halduse terviklik lahendus
WebDesktopi kontaktide halduse terviklik lahendus võimaldab kasutajatel talletada ja hallata kontakte ühes ja samas keskkonnas.
Kontaktide halduse terviklik lahendus aitab kasutajatel sujuvamalt suhelda klientide ja partneritega ning parandada üldist ettevõtte tootlikkust ja tõhusust.
Dünaamiline kontaktiregister võimaldab kontakti andmevälja abil lisada piiramatu arvu kontakte ühe dokumendi juurde (nt väljasaadetavale kirjale mitu adressaati) ning edastada dokument mitmele adressaadile ühes saatmise aknas. Korraga on võimalik edastada dokument mitmele erinevale e-postiaadressile.
Teadete ja uudiste kirjutamine ja avaldamine
Teadete ja uudiste avaldamine dokumendihalduse tarkvaras võimaldab ettevõtetel ja organisatsioonidel tõhusalt jagada olulist teavet kogu meeskonnaga. See lahendus aitab kaasa paremale koostööle, tõhustab kommunikatsiooni ja parandab üldist tootlikkust.
Küsitluste loomine, jagamine ja tulemuste mõõtmine
Küsitluste loomise ja tulemuste mõõtmise funktsioonid võimaldavad kasutajatel koguda täpset ja asjakohast tagasisidet, et aidata kaasa näiteks otsuste langetamisele ja tööprotsesside juhtimisele.
WebDesktopis on võimalik luua küsitlusi, mis võimaldavad kasutajatel koguda andmeid ja tagasisidet, et paremini mõista organisatsiooni või ettevõtte vajadusi. Olenevalt küsitluse eesmärgist, on seda võimalik teha oma organisatsiooni sees või siis jagada see väljapoole. Küsitluse tulemused koondatakse hiljem graafikuteks, mis teeb tulemuste hindamise visuaalselt efektiivsemaks.
Dokumentide arhiveerimine ja hävitamine
WebDesktop infohalduse tarkvaras on võimalik dokumente arhiveerida, mis tähendab, et dokumendid salvestatakse turvaliselt ja neile pääseb vajadusel ligi.
Samuti on olemas ka funktsioon dokumentide hävitamiseks, mis aitab organisatsioonidel ja ettevõtetel vältida tundliku teabe lekkimist ning infot igaveseks hävitada.
Paindlik võimalus lisada väljadele õppe- ja abiinfot
WebDesktopis on võimalik väljadele lisada õppeinfot ja abiinfot, mis aitab kasutajatel mõista dokumendihalduse platvormi funktsioone ja protsesse.
Lisatud õppe- ja abiinfo dokumendihalduse tarkvaras parandab kasutajakogemust ja aitab kasutajatel platvormi paremini kasutada, vähendades seeläbi vigade ja segaduse riski.